Assistant.e

La Directrice Générale Déléguée Territoire, Jeunesses et Qualité de Vie a en charge l’ensemble des politiques opérationnelles Education et Orientation, Action territoriale, Culture et patrimoine, Sports, Santé et Solidarités et la Coordination des Maisons de la Région et de l’Orientation.

Elle est appuyée par un secrétariat général pour garantir et sécuriser les process, et coordonner en particulier la production des dossiers pour la Présidente et les élus.

MISSIONS :

Rattaché.e au Secrétariat Général (SG) du Pôle, vous travaillez en étroite collaboration avec la Secrétaire Générale, la chargée de mission et les directions et services de la DGD.
Au regard du caractère transversal de vos missions, vous êtes amené.e à travailler en lien avec les autres SG de pôle et directions de la collectivité, ainsi que le Cabinet de la Présidente.

Vous organisez et suivez les demandes adressées au pôle (Présidente/VP/Elu, DGS). Vous les gérez en utilisant des outils dédiés (Elise, Easynote, SPPID, etc.).

Vous organisez et classez les dossiers informatiques et de la messagerie électronique pour le SG. Vous proposez des process utiles à la gestion, au suivi et à l’organisation.

Vous assurez la transmission, le suivi et le retour des demandes de notes auprès des directions. Vous garantissez le respect des délais et suivez les relances des directions/services.

Vous préparez des dossiers pour les RDV Présidente/VP/Elu et DGS avant transmission à la DGD. Vous assurez ainsi relecture, mise en forme, synthèse et recherches éventuelles.

Vous participez également à la préparation des dossiers pour les Assemblées Plénières et Commissions Permanentes. Vous suivez/ relancez les directions pour la transmission des rapports.
Vous préparez les dossiers pour les réunions de visa et validez les rapports dans l’outil Airsdélib.

Vous assurez une veille documentaire sur l’actualité en lien avec les grands dossiers de la DGD.

Enfin, vous portez assistance, le cas échéant, sur d’autres missions liées à l’activité de la DGD.

Vous bénéficiez d’une expérience similaire en collectivité ainsi que de connaissances de l’organisation et du fonctionnement de l’administration régionale en particulier.
Vous connaissez également l’environnement territorial des politiques publiques en lien avec les thématiques du pôle.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel) et les outils métiers Région (Elise, Easynote, Airsdélib, Sppid, etc.).
Vous possédez des qualités d’organisation, d’anticipation et de réactivité.
Vous êtes également reconnu.e pour vos capacités rédactionnelles et de synthèse.
Vos qualités relationnelles vous permettent d’avoir un esprit d’équipe, le sens du travail en transversalité et en mode collaboratif.
Vous savez également faire preuve de discrétion professionnelle.
Enfin, vous avez des aptitudes à la polyvalence et au travail dans des délais contraints.

SPECIFICITES DU POSTE :

• Poste basé à Toulouse
• Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité
• Disponibilité horaire nécessaire en cas de pics d’activité

• Ce poste n’ouvre pas droit à NBI.

Voie statutaire (catégorie B)

Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative ou copie du diplôme le plus élevé / attestation et liste d’aptitude concours /attestation RQTH ….) doivent être adressées en un seul PDF sur la boite mail suivante : ASG.recrutementT@laregion.fr
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-11-178 DGD TJQV).