Emailings et envois en nombre : notions et bonnes pratiques
Avant de procéder à un envoi en nombre, il convient de bien comprendre les bonnes pratiques, les usages et les règles pour ce type d’action de communication.
Ci-après quelques éléments avant de faire votre demande d’envoi via le formulaire dédié.
L’emailing est une démarche qui consiste à envoyer du courrier électronique à plusieurs destinataires d’une base de données en même temps et de manière ciblée.
L’emailing peut recouvrir plusieurs usages, selon plusieurs temporalités et sous différentes modalités.
Ces actions sont bordées juridiquement par le RGPD pour les données et par des bonnes pratiques dont dépendra fortement l’efficacité des envois.
L’emailing est un outil de communication ciblé, efficace et fiable dans la mesure où il est bien pensé, adapté et pertinent.
A l’inverse, des emailings non sollicités, mal conçus ou non adaptés peuvent être contre productifs voire illégaux.
Les différents types d’emailings
L’invitation : comme son nom l’indique, envoi unique ou en quantité limitée pour annoncer une date et le cas échéant proposer les modalités d’inscription à un évènement ou manifestations
L’emailing d’information : adapté à l’annonce d’un nouveau dispositif, au lancement d’un appel à projet, d’un service…
La newsletter : envois réguliers sur une thématique précise pour des publics spécifiques qui se sont déclarés intéressés voire se sont inscrits
Les forces des envois en nombre
La simplicité d’utilisation
Augmenter la visibilité auprès des prospects
Une communication ciblée et moins intrusive qu’un sms, qu’un appel
L’analyse des résultats peut presque être effectuée en temps réel : ouverture des mails, nombre de clic sur les liens, nombre de transferts, de réponses, de désabonnements…
Avantage par rapport aux réseaux sociaux soumis à des algorithmes
Portabilité sur la majorité des supports (ordinateurs, tablettes, smartphones…)
Les limites et faiblesses des envois en nombre
Un taux des ouvertures restreint, univers déjà très saturé et très concurrentiel
Contrairement aux réseaux sociaux, une fois que le mail est parti il n’est pas possible d’effectuer des modifications si vous avez fait une erreur.
Un moyen de communication majoritairement à sens unique
Un rendu visuel du mail variant selon certaines boites mails
Le mail peut être classé directement dans les « spam » : visibilité nulle.
Le lecteur est très exigeant : si un mail est mal structuré, trop long ou non-adapté à son profil, il n’hésitera pas à se désabonner.
Les bonnes questions et les bonnes pratiques
Préambule à l’envoi
Les questions à se poser :
A qui s’adresse l’envoi ?
Quel est l’objectif ? informer, fidéliser, service, promouvoir, générer du trafic…
Quelle périodicité ?
Quel intérêt pour l’internaute de s’abonner à l’envoi ?
Un emailing utile doit apporter une réponse à ces questions :
En quoi est-il pratique ou utile ?
Est-il plaisant de le lire ? Pourquoi ?
A-t-on envie de poursuivre la lecture sur le site lié ou d’utiliser les services mentionnés dans l’envoi ?
Exprime-t-il une pensée/identité ?
Mérite t’il d’être partagé ?
Aura-t-on envie de lire le prochain ?
Le mail de l’expéditeur
Il faut éviter les adresses mail trop génériques qui peuvent être assimilées à du spam.
Exemple : contact@laregion.fr.
Favorisez plutôt des adresses mail lisibles, claires et en lien avec la thématique de la newsletter.
Exemple : economie-circulaire@laregion.fr
L’objet de l’emailing
Un bon objet d’emailing doit être court pour retenir l’attention et éviter d’être tronqué par les webmails.
C’est ce qui va s’afficher dans la boîte mail des destinataires.
Il faut optimiser l’impact de votre objet en commençant par le plus important.
En effet, on ne contrôle pas le nombre de caractères affichés par chaque webmail et les lecteurs ont tendance à ne lire que les premiers mots de chaque objet.
Mettre les informations les plus importantes en début d’objet afin de maximiser leurs chances d’être lues.
Ce qui est susceptible de susciter l’intérêt des lecteurs :
L’information principale de votre email
Nouveau service, nouvelle aide, jeu concours…
Un évènement
Une date limite…
Par exemple : plutôt que "La Région Occitanie lance la campagne de commande des Ordilib’" privilégiez "Ordilib’ : commandez le dès-maintenant !"
Être court et aller à l’essentiel
Il est rare qu’un emailing soit lu en entier.
Il n’est pas envisageable d’imposer au lecteur un texte long et fastidieux, il n’a pas le temps de s’attarder sur le message, il doit saisir instantanément de quoi il retourne.
Il faut penser simplicité et légèreté.
Il est important que seulement les idées directrices soient mises en avant.
Le format ne permet pas une lecture longue et confortable, il est donc important d’y insérer des liens visibles vers un contenu explicite et qui répond à la stratégie de l’emailing.
Un bouton (placé le plus haut possible) avec un intitulé clair doit pouvoir amener vers l’information principale de l’emailing (s’inscrire à un salon, télécharger un kit de com…)
La structure de l’information est très importante :
L’utilisation de puces, titres, gras, saut de lignes et paragraphes contribuent à une facilitation de la lecture.
Présentez le contenu sur une colonne unique.
Évitez trop de photos.
L’emailing doit être facile à charger.
Personnaliser et être percutant
Les propositions non ciblées n’ont quasiment aucune probabilité d’aboutir à un résultat positif. Le message doit contenir des éléments qui inciteront le prospect à agir sans délai.
Un bon emailing a son public et est créé en fonction de ses lecteurs/cibles (administrations, chefs d’entreprises, artiste).
Chaque liste de l’emailing devrait être liée à un public précis pour avoir le ton le mieux adapté.
Un lecteur captif a des habitudes régulières de lecture.
Le ton contribue à l’identité de l’expéditeur : choisir ses mots, ses titres ont un impact sur l’image perçue.
Enfin, un chapeau est un excellent moyen de résumer le contenu du mail et permet d’accrocher le lecteur.
Le design
Le design comme l’angle éditorial sont très important dans la perception de l’identité.
Un emailing soigné en accord avec une charte graphique générale, homogène avec d’autres supports de communication en font un élément sérieux qui s’inscrit dans une identité et stratégie.
Par ailleurs l’emailing a de nombreuses contraintes graphiques, les logiciels de mails étant beaucoup moins souples que les navigateurs Web.
Cela vaut aussi pour l’accessibilité des mails qui est règlementée au même tire que les sites Internet (RGAA).
La mise en forme d’un emailing relève donc d’un savoir faire graphique et ergonomique très précis.
Multiplier les images, les couleurs, les boutons ne facilite pas la lecture au contraire.
La sobriété n’empêche pas la créativité, elle facilite la lecture et la compréhension de l’objectif.
A la Région, nous nous appuyons sur un Design System.
Le “Inscrivez-vous à la newsletter” ou "vous souhaitez être tenus informés" ne suffisent pas.
Si on souhaite un public captif qui veut suivre notre contenu, il est important d’expliquer les bénéfices de l’inscription et être précis sur ce qu’il va y trouver.
Par ailleurs un lien de désinscription est obligatoire dans le cadre du RGPD et permettra de nettoyer les listes de contacts.
L’objectif est que le contenu soit lu et suivi par un public qualifié.
Il ne faut donc pas hésiter à mettre en avant le bouton de désabonnement.
Envoyer au bon moment
Quelle récurrence ? Hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle ?
Il est important de s’y tenir.
Un emailing attendu et régulier doit être anticipé et suivre un calendrier régulier.
La temporalité des envois est aussi cruciale en fonction de la nature des contenus mais aussi des habitudes des publics :
Les envois pour des professionnels ne sont pas efficaces en fin de semaine ouvrée : mieux vaut miser sur le lundi ou mardi matin.
Les envois pour les particuliers (aides, services, loisirs…) seront plus lus le soir ou le weekend.
Les indicateurs à surveiller
Les indicateurs à surveiller sont essentiellement le taux de désinscription et de hard bounces.
Notre plateforme d’emailings exige de la part de chacun des statistiques de campagnes conformes au standard du marché soit notamment :
Un taux d’ouverture minimum de 10 à 12%,
Un taux de désinscription maximum de 1 à 2%
Un taux de hard bounces maximum de 2 à 3%
Un taux de plainte maximum de 0,1%"
La question des contacts
Bon à savoir
Les performances de l’emailing sont liées dans une large mesure aux caractéristiques-mêmes du fichier contacts utilisé.
Les qualités du fichier d’adresses dépendent, d’une part, de la façon dont les informations auront été recueillies pour constituer le fichier (problème de la collecte des données), d’autre part, de la manière dont a été établi le contact avec l’usager (problème du mode d’utilisation du fichier d’adresses).
Seule, l’observation des règles strictes dans le cadre d’un code de bonne conduite permet d’atteindre des performances élevées.
Segmentation et gestion des contacts
Segmenter les contacts :
A la conception de la liste d’emails, il est nécessaire de la fractionner suivant les renseignements à disposition.
Une bonne mailing list est constituée d’adresses fournies volontairement à cet effet.
Le taux d’ouverture moyen sera beaucoup plus élevé que votre visibilité sur les réseaux sociaux. De même le coût de l’emailing est proportionnel au nombre de mails de la liste de contact.
Supprimer les contacts qui ne lisent pas les mails envoyés à l’avantage de faire faire des économies.
Envoyer un email à des personnes qui ne l’ont pas demandé dégrade l’image de la région ainsi que notre réputation d’expéditeur auprès des boîtes de réception et des fournisseurs d’accès à Internet.
Gérer les contacts inactifs :
Une fois les contacts inactifs identifiés (non-ouvreurs depuis 6 mois par exemple) on peut créer une campagne de relance en proposant :
de se désinscrire (pour assainir votre base s’ils ne souhaitent vraiment plus rien recevoir et ainsi optimiser votre délivrabilité)
de continuer à recevoir vos emails pour X ou Y raisons
Nettoyer régulièrement la base des contacts
Si de nombreuses adresses mails ne sont pas à jour ou qu’il y a un grand nombre de désabonnements cela peut impacter négativement le taux de délivrabilité de vos emails.
Il est conseillé d’ajouter à la blocklist vos contacts non-actifs depuis plus de deux ans
Règlement Général sur la Protection des Données - RGPD
L’envoi de mails en nombre est assujetti au respect du RGPD concernant la constitution, diffusion et utilisation des bases de contacts.
Avant de transmettre votre fichier de destinataires, merci de vous assurer des points suivants :
Consentement éclairé des utilisateurs au moment de la collecte de leurs coordonnées
Adéquation de ou des envois avec le consentement
Déclaration du consentement au moment de la collecte (voir DPO)
Gestion prévue des données utilisateurs après l’envoi (notamment désabonnements ou mises à jour)
La Région Occitanie a désigné un délégué à la protection des données personnelles pour traiter toutes les questions relatives au traitement des données personnelles. Son mail : dpd@laregion.fr
Pour mémoire, les envois en nombre sont d’autant plus efficaces que les destinataires se sont déclarés intéressés par la thématique concernée.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le RGPD et la protection des données à caractère personnel, n’hésitez pas à consulter la rubrique Intranet dédiée !
Les envois non sollicités (assimilés à des SPAM) sont non seulement illégaux mais très contre productifs.
Glossaire
Taux d’ouverture (%)
= nombre d’ouverture de l’email / nombre d’emails délivrés *100
Le taux d’ouverture correspond au ratio d’emails ouverts par les contacts par rapport au nombre d’emails délivrés.
Par exemple, si on délivre un message à 100 contacts et qu’il est ouvert par 50 d’entre eux, le taux d’ouverture est de 50%.
L’interprétation de votre taux d’ouverture permet notamment d’évaluer :
La pertinence des objets de mail
La qualité et l’engagement de la liste de contacts
Taux de clic (%)
= nombre de clics sur un lien dans un email / nombre d’emails envoyés *100
Le taux de clic correspond au ratio d’emails dans lesquels un contact a cliqué sur un lien par rapport au nombre d’emails envoyés.
Il s’agit d’un indicateur important pour mesurer l’engagement de la base de contact.
Par exemple, si on envoie un message à 100 contacts et que 20 d’entre eux cliquent sur un lien contenu dans l’email, le taux de clic est de 20%.
L’interprétation du taux de clic permet d’évaluer :
La pertinence et l’intérêt du contenu/offres/services
L’efficacité des call to action
Taux de réactivité (%)
= nombre de clics sur un lien dans un email / nombre d’emails ouverts *100
Mesure complémentaire au taux de clic, le taux de réactivité correspond toujours au ratio d’emails dans lesquels l’utilisateur a cliqué sur un lien, mais cette fois-ci par rapport au nombre d’emails ouverts uniquement.
Par exemple, si on envoie un message à 100 contacts, que 50 d’entre eux l’ouvrent et que 25 cliquent sur un lien, le taux de réactivité est de 50 %.
Webmail et client email
= Les deux manières d’accéder à votre messagerie électronique.
La première : utiliser un logiciel de courrier clients e-mail, que vous aurez préalablement configuré et qui s’exécutera localement sur votre ordinateur.
Vos e-mails sont téléchargés depuis un serveur spécifique et conservés sur le disque dur de votre ordinateur.
L’avantage de ces logiciels est l’utilisation des fonctionnalités avancées qui ne sont pas disponibles dans la majorité des Webmails, comme par exemple l’archivage des e-mails pour libérer de la place sur le serveur.
Les plus connus sont Microsoft Outlook et Mozilla Thunderbird.
La seconde : se connecter depuis un navigateur internet sur une interface Web (d’où l’appellation “webmail”) pour lire, rédiger et envoyez des e-mails.
De cette manière, il est possible de se passer de l’installation d’un logiciel de gestion d’e-mails sur un ordinateur.
L’avantage du webmail : accéder aux messages de n’importe où dans le monde, il suffit d’une connexion à Internet et un navigateur.
Depuis l’url de connexion dans un navigateur, il suffit de saisir son adresse mail et son mot de passe de compte de messagerie.
Les messageries les plus connues sont : gmail, hotmail, yahoo…
Par téléphone
Composez le 3010 pour contacter la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée (service et appel gratuits)
Baisse d’audition ? Sourd ou malentendant ?
La Région a mis en place un système vous permettant de nous contacter si vous êtes sourd ou malentendant.
Nos agents d’accueil ont été formés à cette solution afin de pouvoir vous répondre au mieux. Appelez-nous en cliquant ici
Trois modes seront proposés : transcription instantanée de la parole (TIP), Visio-interpretation en LSF, visio-codage en LfPC.
Par courrier postal
Hôtel de Région Toulouse 22, boulevard du maréchal Juin 31406 Toulouse Cedex 9
Hôtel de Région Montpellier 201 avenue de la Pompignane 34064 Montpellier cedex 02
Par voie électronique
Questions fréquentes
Transports en Occitanie (liO)
Pour toute question relative aux transports scolaires ou à la circulation des autocars interurbains, veuillez contacter le service régional des transports de votre territoire.
Plateforme qui vise à simplifier et faciliter les démarches des porteurs de projet et des entreprises. Grâce au Hub Entreprendre Occitanie, les entrepreneurs d’Occitanie ont désormais toutes les clés en main pour mener à bien leurs projets.
Le site participatif « LaRegionCitoyenne.fr » est destiné à favoriser une citoyenneté active pour les habitants d’Occitanie. Les citoyen.ne.s peuvent accéder et participer aux consultations en cours, mettre leurs propositions en débat dans le forum citoyen et transmettre à la Région leurs idées pour l’action régionale.
Une plateforme qui facilite la mise en relation des collégiens, lycéens et étudiants avec les acteurs économiques du territoire. Elle propose un ensemble de services pour te faciliter la découverte du monde professionnel et la recherche de stage.
Vous avez un projet de développement, d’implantation, d’innovation ou d’export ? AD’OCC, l’Agence de Développement Économique d’Occitanie est à votre service.
L’Agence Régionale de la Biodiversité constitue un outil opérationnel de mise en œuvre de la stratégie régionale pour la biodiversité, intervenant dans le domaine des milieux terrestres, des milieux aquatiques continentaux et des milieux marins. Son site Internet vous permet de retrouver la présentation de l’agence, son actualité, ses ressources et un (…)
L’Agence régionale Énergie Climat accompagne les collectivités dans la lutte contre le changement climatique, la réduction de la précarité énergétique et le développement des énergies renouvelables.
L’assemblée des territoires est une instance qui favorise le dialogue et la concertation entre les élus régionaux et les destinataires des dispositifs mis en œuvre.
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Le Centre Régional d’Art Contemporain s’ouvre face à la Méditerranée, dans la ville de Sète. Il s’oriente naturellement vers les cultures du "milieu du monde". Il s’inscrit sur les voies de communication artistiques et historiques qui transitent de l’Italie à l’Espagne, du Nord au Sud, de l’Orient à l’Occident.
L’État et la Région ont décidé de mettre en place et de co-animer une Communauté Régionale Éviter - Réduire - Compenser Occitanie (CRERCO), cadre de travail permettant le dialogue et la coproduction rassemblant de l’ordre de 200 structures intéressées par le sujet.
Que tu sois collégien, lycéen, demandeur d’emploi, étudiant, salarié... le « service accompagnement conseils métiers formations » du CRIJ t’accompagne et t’aide dans tes recherches.
Cycl’Op est une plateforme collaborative consacrée à l’économie circulaire en Occitanie. Entreprise, collectivité, association cette, ce site est votre outil : participez pour échanger, vous connaître et partager les ressources disponibles sur l’économie circulaire.
Afin de promouvoir ses sites patrimoniaux, culturels, historiques et favoriser le développement économique des territoires, la Région a créé la collection Grands Sites Occitanie / Sud de France. Les Grands Sites Occitanie / Sud de France.
l’IRQUALIM a pour objet de développer une politique régionale de qualité des produits agricoles et agro-alimentaires par toute action favorisant la mise en oeuvre et la promotion des signes officiels de qualité dans un esprit d’aménagement du territoire.
L’administration Régionale, souhaitant offrir un service public plus en phase avec les usagers et en adéquation avec l’évolution de la société, bouscule un peu les codes et encourage l’innovation, de la conception à la mise en œuvre des politiques publiques.
Et, c’est pourquoi, la Région Occitanie compte au sein de ses services un « Lab’ » composé de quatorze personnes qui œuvrent au quotidien autour de trois grands thèmes : l’innovation citoyenne, l’innovation dans les politiques publiques et l’innovation interne.
C’est le site de référence pour la formation et l’orientation en Occitanie : Être accompagné dans ses démarches d’orientation, s’informer sur les métiers, trouver une formation, financer sa formation, s’informer sur le marché du travail et les métiers, découvrir les conseils pour recruter et gérer les ressources RH,...
Situé au cœur de la Région Occitanie / Pyrénées - Méditerranée, au bord de la Méditerranée, le Musée régional d’art contemporain, installé dans la ville de Sérignan, est un lieu artistique et touristique incontournable.
Occitanie Livre & Lecture a pour objectif de rassembler tous les professionnels pour un développement harmonieux et pérenne de la filière du livre sur notre territoire.
Le portail Open Data collecte et mutualise les données ouvertes des collectivités d’Occitanie, et les met à disposition gratuitement des citoyens, chercheurs, entreprises…
Cette instance a pour but de fédérer la communauté maritime, de la représenter, de permettre la concertation et le travail collaboratif entre les différents acteurs de la mer et du littoral et de faire émerger des projets innovants.
Le portail Patrimoines en Midi-Pyrénées présente la richesse et la diversité des patrimoines de la Région Midi-Pyrénées. Il met à disposition des internautes une base de connaissances sur l’architecture et le mobilier régional.
Ce prix annuel récompense une oeuvre inédite, sur thème libre, écrite en français, dans les catégories "Nouvelle", "Scénario de court-métrage", "Bande-dessinée" et "Chanson".
REALIS propose un accompagnement personnalisé pour les entreprises socialement innovants et économiquement performants, ainsi qu’un centre d’affaires et un centre de ressources (formations, expertises, coaching).
Médiathèque culturelle en ligne d’Occitanie, Ressources patrimoines est un outil mis à disposition par la Région Occitanie pour les publics intéressés par le patrimoine.
Créé et organisé par la Région Occitanie, Le Salon Régional de l’Agriculture est le plus grand marché d’Occitanie, avec une large présentation de la diversité des produits de qualité, des spécialités traditionnelles et des savoir-faire agricoles emblématiques de la région.
Sud de France Développement est une société anonyme d’économie mixte œuvrant pour la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée. Ses deux missions principales sont la promotion de la marque et des destinations Sud de France ainsi que l’accompagnement des entreprises du Languedoc-Roussillon notamment à l’export.
Où aller, que faire, que voir : plein d’idées de sorties, de loisirs, de lieux à découvrir pour votre temps libre et vos vacances, selon vos envies du moment.
