Arts de la scène - Aide aux festivals

Dans le domaine des Arts de la Scène, l’Occitanie est riche de festivals.

Les plus grands contribuent au rayonnement du territoire au niveau national comme international. Tous sont le reflet de la diversité de l’offre culturelle et de la création en région et mettent à l’honneur diverses disciplines artistiques (musiques, danse, théâtre, arts de la rue, marionnettes, cirque…).

Lorsqu’ils se déroulent dans des lieux où il n’y a pas ou peu d’offre culturelle, ils sont un des moyens de diffuser la culture partout et pour tous.

Leur rôle, leur importance et leur influence dépassent largement le seul secteur culturel. Les retombées économiques et touristiques, en termes d’emplois, d’aménagement des territoires, sont conséquentes. Pour toutes ces raisons, la Région mène une politique en faveur de la structuration, du développement des festivals et de leur ancrage.

Poursuivant plus que jamais les objectifs d’accès du plus grand nombre à l’offre culturelle, d’attractivité et de bien-vivre sur nos territoires, le présent dispositif intègre les priorités de la Stratégie Culture partout et pour tous Occitanie 2022-2028 adoptée en décembre 2021 : l’élargissement, la diversification et le renouvellement des publics, avec une attention particulière portée vers la jeunesse, le renforcement du soutien aux équipes régionales, l’égalité femme/homme et le développement durable.

La Région Occitanie encourage l’ensemble des professionnels qui bénéficient des dispositifs des Arts de la Scène - ou qui les sollicitent - à se référer à la Charte d’Accompagnement de la création, production, diffusion du spectacle vivant en Occitanie, adoptée en février 2021 par la commission permanente du Conseil Régional. L’intention de cette charte est de porter une responsabilité partagée dans le fonctionnement des filières, notamment dans le respect des conventions collectives en vigueur, en cherchant à concilier les enjeux et responsabilités propres aux différentes parties-prenantes et à harmoniser les pratiques professionnelles.

Un chantier d’observation des publics de la Culture en Occitanie pourra être sera piloté par la Région au cours du mandat. Les opérateurs soutenus au titre du présent dispositif devront contribuer activement à cette démarche.

Sur le plan juridique, les porteurs de projet sont :

• Des personnes morales de droit privé (notamment associations ou sociétés)
• Des personnes morales de droit public (notamment collectivités territoriales et établissements publics de coopération intercommunale)

Les porteurs de projet soutenus au titre du dispositif d’aide aux Festivals ne peuvent pas être aidés sur les dispositifs Opérateurs structurants, Saisons, Diffusion de proximité.

Pour être instruits, les projets doivent répondre aux conditions suivantes :  [1]

Critères administratifs

• Respect de la date limite de dépôt de la demande de subvention : du 1er octobre au 15 novembre de l’année N-1 pour les festivals de l’année N.
• Dépôt de la demande au moyen de la procédure dématérialisée (Portail Mes aides en ligne)
• Dossier dûment rempli et complété avec toutes les pièces obligatoires suivantes :
  • Le relevé d’identité bancaire (RIB) ;
  • Une attestation de non assujettissement à la TVA le cas échéant (si le budget est présenté TTC) ou d’assujettissement partiel, modèle à télécharger sur le Portail Des Aides et à compléter ;
  • Le bilan anticipé de l’exercice en cours et le projet artistique et culturel prévu pour l’année à venir, modèle à télécharger sur le Portail Des Aides et à compléter ;
  • Le rapport d’activité du dernier exercice clôturé ;
  • Le bilan et compte de résultat du dernier exercice clôturé (bilan année N-1 ou N-2, certifié conforme par le président, le trésorier et, le cas échéant, le commissaire aux comptes) ;
  • L’acte permettant à l’exécutif de solliciter le financement pour les administrations publiques et désignant la personne habilitée à engager la personne morale ;
  • L’extrait K-bis pour les entreprises ;
  • Le bilan de la communication réalisée sur les possibilités de déplacement en transport doux ou collectifs et sur les mesures écoresponsables mises en oeuvre (2 pages maximum).

Dans le cas d’une 1ère demande dématérialisée ou d’une modification :

• La copie des statuts en vigueur datés et signés ;
• La liste des membres du conseil d’administration ou du bureau en vigueur ou de l’assemblée constituante ;
• La copie des insertions au Journal Officiel relatives à la création de l’association et aux éventuelles modifications intervenues concernant la raison sociale, l’objet ou l’adresse.

Critères généraux

• Festivals se déroulant sur le territoire de la région Occitanie
• Au moins une première édition déjà réalisée sur le territoire de la région Occitanie
• Durée minimale du festival : 2 jours

Programmation

• Festivals relevant du secteur des arts de la scène (théâtre, danse, musique classique, musiques actuelles, arts de la rue, du cirque et de la marionnette)
• Programmation d’au moins 6 spectacles différents achetés en contrat de cession ou rémunérés par engagement direct
• Présence d’une direction artistique identifiée
• Situation régulière de l’organisateur au regard des obligations règlementaires en matière de spectacle vivant (obligations fiscales et sociales, licence d’entrepreneur de spectacles, SACEM, SACD…)
• Pour les subventions attribuées à partir de 2024, présence dans la programmation d’au moins 30 % d’équipes artistiques dont le siège social est situé en région Occitanie

Ega-conditionnalité

Pour les festivals dont la programmation est actuellement en dessous de la parité femmes-hommes, l’éligibilité sera conditionnée à la réalisation d’une progression d’au moins 10% par an par rapport à l’exercice précédent, jusqu’aux 50%.

L’attendu se définit de la façon suivante : au moins 50% de spectacles

• portés par une directrice artistique (ou un collectif à majorité féminine)
• et/ou basés sur l’œuvre d’une femme (ou d’un collectif à majorité féminine)

Aspects budgétaires

• Budget réalisé (en dépenses et en recettes) de la dernière édition du festival correspondant à un montant d’au moins de 25 000 €
• Financement de la dernière édition du festival par au moins une collectivité territoriale de proximité (autre que la collectivité organisatrice si le festival est en régie publique)
• Festivals à but non lucratif : les festivals adossés à des groupes privés d’investisseurs ne sont pas éligibles.

Eco-conditionnalité

Pour être éligible en 2023 ou pour un premier financement

• Avoir désigné un référent Développement Durable
• Transmettre un autodiagnostic réalisé selon l’outil fourni ou indiqué par la Direction de la Culture et du Patrimoine

Pour être éligible en 2024 ou pour un deuxième financement

• Attester de la mise en œuvre de l’ensemble des actions de communication suivantes
  • Communication sur Internet et sur site des possibilités existantes de transports doux ou collectifs,
  • Signalétique/affichage informant le public sur les actions déjà mises en place par le festival en matière d’éco responsabilité (tri, vélo, navettes, plastique, ressources, etc), de prévention des risques auditifs et des VHCSS (violences et harcèlement à caractère sexiste ou sexuel)
• Transmettre un plan d’actions sur 3 ans pour développer l’écoresponsabilité.

Ce plan d’actions sera évalué par un comité de validation constitué par la Région. Ce plan d’action comprendra notamment un plan de déplacements réalisé à partir d’un état des lieux sur la mobilité des publics effectué en année 1. Le plan visera les planchers chiffrés de déplacements doux suivants : 10% pour les festivals situés en milieu rural, 20% pour le périurbain, 30% pour l’urbain.

Pour être éligible en 2025 ou pour un troisième financement

• Attester de la mise en œuvre du plan d’actions de développement durable et notamment du plan de déplacements des publics

Pour être éligible en 2026 ou pour un quatrième financement

• Attester de la progression de la mise en œuvre du plan d’actions de développement durable et notamment du plan de déplacements des publics

Pour être éligible en 2027 ou pour un cinquième financement

• Attester de la progression de la mise en œuvre du plan d’actions de développement durable et notamment du plan de déplacements des publics

Pour être éligible en 2028 ou pour un sixième financement

• Production d’une évaluation du plan d’actions Développement Durable et mise à jour du plan d’actions pour les 3 années suivantes
• Justifier de l’atteinte de l’objectif du plan de déplacements doux, soit 10% de déplacements doux pour les festivals situés en milieu rural, 20% pour le périurbain, 30% pour l’urbain.

Une attention particulière sera portée aux critères suivants, en considérant que le niveau d’attente et d’engagement dépend de la nature du festival (discipline artistique, taille, modèle économique…).

Programmation

• Intérêt/richesse de la programmation artistique : variété et qualité professionnelle des spectacles, choix permettant l’identification d’une ligne artistique cohérente
• Attention portée aux spectacles relevant des langues et cultures régionales, de l’oralité et des esthétiques à diffusion fragile (danse contemporaine, musique contemporaine, théâtre d’objets et marionnettes).
• La part de l’auto-programmation (le cas échéant) doit rester marginale dans l’ensemble du programme du festival
  Fréquentation, politique des publics
• Analyse de la fréquentation (évolution, part des entrées payantes, provenance des publics)
• Politique tarifaire attractive, notamment pour les publics à faibles revenus
• Accessibilité aux publics empêchés et aux personnes en situation de handicap
• Attractivité, élargissement et renouvellement des publics, inclusion des publics éloignés de la culture

Aménagement et dynamisation du territoire

• Mise en œuvre d’actions décentralisées avec une attention portée aux territoires ruraux et péri-urbains (programmation multi sites par exemple)
• Actions en dehors de la période du festival, tout au long de l’année, en matière de sensibilisation, de médiation et d’éducation artistique et culturelle (milieu scolaire, EHPAD, etc.)
• Complémentarités et synergies avec l’environnement local et départemental : partenariats avec d’autres opérateurs du territoire de proximité, dans les domaines culturel, éducatif, touristique, économique.

Attractivité économique et tourisme

• Échanges avec le secteur touristique et ses principaux opérateurs
• Mesure des retombées économiques sur le territoire d’implantation et sur la région
• Le cas échéant, valorisation de lieux patrimoniaux de la région et du patrimoine culturel immatériel (promotion des langues régionales notamment…).
• Dynamique de réseau et liens de coopération avec d’autres festivals en Occitanie (notamment dans la perspective d’optimiser la circulation des œuvres et des équipes sur le territoire), avec d’autres partenaires culturels régionaux, nationaux ou européens

Aspects budgétaires

• Equilibre des ressources provenant des fonds publics
• Diversité des ressources (équilibre recettes propres/aides publiques, capacité à mobiliser des partenariats privés)
• Part consacrée aux dépenses artistiques dans le budget global
• Transparence et professionnalisme de la gestion administrative et financière

Développement durable

• Mutualisation de tournée(s) avec un/d’autres programmateur(s) d’Occitanie ou d’un territoire limitrophe. Mise en place de logiques de coopération visant à limiter les clauses d’exclusivité dans la programmation.

Diversité

• Qualité de la prise en compte des questions d’égalité de genre dans le contenu des programmations, dans l’action culturelle et la politique en direction des publics
• Qualité de la mise en œuvre d’actions de sensibilisation contre les VHCSS : violences et le harcèlement à caractère sexiste ou sexuel (information, formation, désignation d’un référent…)
• Signalétique bilingue ou multilingue sur le site : français + langue(s) régionale(s)
• Mise en œuvre d’actions d’information et de sensibilisation sur les langues et cultures régionales Occitanie

Montant de la subvention

Le dépôt d’une demande de subvention ne vaut pas promesse de financement. L’ensemble des demandes fera l’objet d’un examen soumis à la délibération des élus régionaux.

Le montant de la subvention est déterminé en fonction des critères énoncés ci-dessous et de l’économie globale du projet.

Pour les festivals situés sur les territoires des métropoles de Toulouse et Montpellier, l’aide de la Région Occitanie ne pourra être supérieure aux aides cumulées accordées par la Ville et la Métropole.

Sont éligibles les dépenses artistiques, techniques et administratives :

• Ayant un lien direct avec la réalisation du programme subventionné
• Dans le cas de dépenses réalisées antérieurement au dépôt du dossier : elles doivent être datées de moins de 6 mois avant ce dépôt.

Dans le cas où l’activité festivalière et ses actions directement associées représentent moins de 50% du budget réalisé de la structure porteuse du projet, des charges indirectes affectées à l’opération pourront être prises en compte dans les dépenses éligibles à hauteur maximum de 25% du coût du projet. Une méthode de calcul simple pour la détermination de ces charges indirectes devra être explicitée dans la demande de subvention (par exemple : temps passé sur l’action / temps de travail total des salariés de la structure).

Les dépenses doivent être présentées en HT si elles donnent lieu à récupération de TVA, ou si elles sont éligibles au FCTVA ou en cas d’assujettissement partiel, elles doivent être présentées TTC dans les autres cas.

L’attribution de la subvention fera l’objet, à la suite de la délibération d’attribution, d’une convention ou d’un arrêté annuel précisant notamment les modalités de versement telles que définies dans le présent dispositif.

L’aide régionale est une subvention de fonctionnement spécifique à versement forfaitaire par dérogation au RGFRv2.

Le rythme de versement est le suivant :

• Pour les subventions inférieures ou égales à 5 000 € :
  • versement unique
• Pour les subventions supérieures à 5 000 € :
  • une avance de 50%
  • le solde

La subvention est versée selon le rythme de paiement ci-dessus, au vu d’une demande de paiement, dûment saisie dans le PDA, ainsi que des pièces justificatives suivantes, accompagnées d’un RIB.

Durée de validité du dispositif

Le présent dispositif est valable jusqu’en 2028.

Critères d’évaluation du dispositif (répondant à la mise en œuvre des objectifs de la politique culturelle régionale pour les festivals) :

• Nombre d’équipes artistiques régionales programmées
• Ega-conditionnalité
• Eco-conditionnalité
• Actions culturelles conduites hors période du festival
• Prise en compte des publics spécifiques

Dépôt du dossier

La demande doit impérativement être déposée selon une procédure dématérialisée sur le portail informatique des aides de la Région Occitanie.

Le dossier constitué en ligne doit comporter l’ensemble des pièces demandées. Si le dossier est incomplet ou si la nature de l’opération justifie des pièces complémentaires, le porteur de projet est tenu de répondre aux demandes de compléments d’information adressées par les services de la Région dans un délai réglementaire. Passé ce délai, la demande de financement peut être considérée comme caduque.

Prenez le temps de vous informer sur la plateforme des aides en téléchargeant le "Guide usager - Mes aides en ligne" ci-dessous.

Calendrier

En vous connectant sur le portail "Mes Aides en Ligne" vous devez créer un compte ou si vous en avez déjà un vous connecter à votre espace personnel à l’aide de votre identifiant et mot de passe – sélectionner le téléservice arts de la scène – Aide aux festivals.

En cas de non éligibilité à l’un des critères, vous ne pourrez pas accéder au dossier de demande de subvention. C’est pourquoi, merci de veiller à prendre connaissance des conditions d’accès au dispositif avant toute tentative de dépôt.

Vous devez indiquer pour votre édition 2025 les dates d’au moins 6 spectacles même si vous n’avez pas encore le nom des artistes programmés. Lors de l’instruction de votre dossier, s’il est incomplet, une demande de compléments sur pièces vous sera faite via le portail des aides en ligne.

Vous devez compléter en ligne le budget prévisionnel de votre festival. Il servira de base pour le bilan financier à fournir au moment de votre demande de paiement. Pour rappel, ce budget prévisionnel doit être équilibré.

Si vous êtes une collectivité, vous devez indiquer le budget de la direction ou du service qui porte le festival. Si vous êtes une association, vous devez y faire apparaître, en plus des charges liées à votre festival, les éventuelles charges portées par votre structure (location bâtiment, personnel, actions hors festival, actions au cours de l’année …).

Un indicateur de suivi est un indicateur chiffré permettant de suivre l’amélioration, la progression de vos objectifs déclinés en actions éco-responsables (ex : % de votre public, de vos équipes, de vos artistes qui utilisent des déplacements doux, part de vos achats en bio / auprès de producteurs locaux ; nombre de sacs de déchets collectés ; kg de mégots collectés…). Cet indicateur doit être facile à mesurer ce qui vous permettra ainsi un suivi chaque année.

Quel que soit le modèle d’organisation de votre festival, il est concerné par l’ensemble des thématiques à compléter. En effet, ce plan peut concerner chacune des parties prenantes de votre festival (publics, artistes, équipes, partenaires…). Par conséquent, il existe plusieurs leviers pour réduire l’impact environnemental de votre évènement.